Zeitfenster­management

Zeitfenstermanagement - optimierte Be- und Entladeprozesse

In Zeiten eines dynamischen Wachstums durch immer kürzere Lieferzeiten steigt die Anzahl der Transporte. Die daraus resultierende höhere Verkehrsdichte macht Transporte schlechter planbar und knappe Personalressourcen in der Logistik befinden sich permanent im Stress.

Kernziel des Zeitfenstermanagement ist das Entzerren der Verkehre, also das gleichmäßige Verteilen geplanter Be- und Entladeprozesse pro Zeiteinheit (z. B. über den Tag). Insofern soll das Gleichzeitigkeitspotential der zunehmenden Anzahl an Lieferungen und Abholungen vermieden oder zumindest auf ein Minimum reduziert werden.

Das Zeitfenstermanagement-System bringt die erwartete Abhilfe. Die optimierte Lkw-Abfertigung spart Zeit und Kosten. Dies gilt sowohl für die Verlader, als auch für die Transporteure und die Empfänger. Hier wird bereits klar, dass die Erwartungen aller Beteiligten zu berücksichtigen sind.

Das Herzstück des Zeitfenstermanagement-Systems, auch Zeitfenstersteuerung genannt, ist daher eine einheitliche Kommunikationsplattform, mit der die unterschiedlichen Anforderungen der Logistik abgebildet werden können. Der schnelle Datenaustausch mit Lieferanten und Spediteuren ist damit genauso möglich, wie die Optimierung des eigenen Fuhrpark-Managements.

„Zeitfenstermanagement (auch Zeitfenstersteuerung oder Rampenmanagement genannt) bezeichnet in der Logistik die Koordination sämtlicher Be- und Entladeprozesse an der Laderampe.“

Zeitfenstermanagement aus Sicht der Verlader

Die durch ein Zeitfenstermanagement gewonnene Transparenz erlaubt neben der verbesserten Planbarkeit der Transporte auch einen höheren Durchsatz in der jeweiligen Lkw-Abfertigung an den Rampen, da unnütze Staus mit Stand- und Wartezeiten weitgehend vermieden und daraus resultierende Standgebühren gesenkt werden können. Eine höhere Prozesssicherheit erlaubt außerdem die bessere Planbarkeit von Auslagerungen und Sendungsbereitstellungen in den Verladezonen. Die Be- oder Entladung der Lkw kann wie geplant erfolgen.

Die Kenntnis der genauen Ankunftszeiten der Lkw verhindert, dass Ladezonen mit bereitgestellten Waren blockiert sind, die noch länger auf ihren Abtransport warten müssen, als ursprünglich vorgesehen. Damit bleiben die Tore für aktuelle Bereitstellungen frei.

IT-Integration und praktische Anwendung

Das Zeitfenstermanagement-System sollte als eigenständige Lösung flexibel einsetzbar sein, lokal installiert oder als Cloud-Lösung. Zusätzlich macht eine Verbindung zum Warehouse-Management-System Sinn, um die Auslagerungen und die Bereitstellprozesse zu unterstützen.

Freie Ladezeitfenster werden für autorisierte Benutzer graphisch dargestellt und geben einen Überblick über verfügbare Zeitfenster. Ein einfacher Klick auf ein verfügbares Zeitfenster löst eine digitale Buchung aus und führt zur Vergabe des gewünschten Zeitfensters. Ein Buchungsformular öffnet sich und die Eintragung der zu dieser Sendung gehörenden Informationen kann erfolgen.

Das Zeitfenstermanagement-System reduziert den Abstimmungsaufwand enorm und auch die Zeit für Kommunikation zwischen den Prozessbeteiligten. Individuelle Zugänge für die Nutzer erlauben abgestimmte Zeitfensterbuchungen und nutzen ein integriertes Hinweis- und Meldesystem mit Transparenz für alle Akteure.

Die Zuordnung von Fahrzeugen, Parkplätzen und Rampen kann mit dem Zeitfenstermanagement-System automatisiert werden.

Eine ETA-Berechnung aus den Telemetriedaten des Lkw´s meldet verspätete Ankünfte (ETA steht für estimated time of arrival, also die voraussichtliche Ankunftszeit).

Die Zeitmanagement-System-App für die Lkw-Fahrer

Eine App für Lkw-Fahrer kann den Gesamtprozess unterstützen. Zum Beispiel durch die Generierung von Status-Meldungen in Echtzeit. Verzögerte Ankünfte der Lkws werden über das System gemeldet und der Rampeninhaber kann die Informationen direkt verarbeiten. Die einfache Bedienbarkeit des Zeitfenstermanagement-Systems sichert die Akzeptanz der Benutzer und erlaubt die Digitalisierung des Buchungsprozesses.

Beispiel: SYNCROSUPPLY (https://www.inform-software.de/produkte/syncrosupply)

Nutzerverwaltung im Zeitfenstermanagement-System

Über ein Rollenkonzept wird flexibel festgelegt, welcher der Beteiligten innerhalb des Supply-Chain-Netzwerks, welche Rechte hat, welche Einblicke er bekommt und was er beeinflussen darf.

Ressourcenplanung im Zeitfenstermanagement-System

Das Zeitfenstermanagement-System gibt einen vorausschauenden Überblick über die anstehenden Be- und Entladungen (bestenfalls mit Informationen zu den Ladeeinheiten etc.) Darauf basierend kann die Verwaltung der Ressourcen, wie Mitarbeitern, Flurförderzeugen, Verladetoren und Bereitstellflächen erfolgen.

Außerdem gibt es einen Überblick über alle für den Prozess relevanten Informationen, wie den ankommenden Fahrzeugtyp, KFZ-Kennzeichen, Name des Fahrers, Be- und Entladehinweise (Heckbeladung), Ladungsinformationen (Behälter, Paletten etc.) und den Status der Sendung.

Generelle Anforderungen und Wirtschaftlichkeit von Zeitmanagement-Systemen

Ein Zeitfenster-Management-System sollte flexibel skalierbar sein, um neue Standorte, weitere Transporteure oder Logistik-Partner einfach integrieren zu können. Weiterhin kann auch eine Darstellung der Status-Übersicht innerhalb von multimodalen Lieferketten sinnvoll sein.

https://www.pure-lox.com/de/slot-management-und-yard-management

Viele Unternehmen erzielen mit dem Zeitfenstermanagement bereits die erwarteten Entlastungen. Hier hat der Anbieter LOGSOL einen Ansatz nach der (80/20-Regel) gefunden. Über 80% der Anforderungen werden erfüllt zu 20% der Kosten komplexer Yard-Management-Systeme *1, die ebenso ein Zeitfenstermanagement enthalten.

https://www.logsol.de/de/rampman-rampenmanagement.html

Datenanalyse und Auswertung

Die im Zeitfenstermanagementsystem oder auch im komplexeren Yardmanagement-System entstehenden Daten werden in der Software ausgewertet und geben Ihnen die nötige Transparenz wo Verbesserungspotentiale schlummern und welcher Lieferant besonders zuverlässig ist.
Gespräche mit den Logistikdienstleitstern oder auch den Frachtführern bekommen vor diesem Hintergrund eine objektive Klarheit und geben Ansatzpunkte für die nächsten Verhandlungen über künftige Frachtraten.

In der strategischen Managementübersicht der Rampenauslastung ist ein umfangreiches Soll/Ist-Reporting dargestellt mit der Exportmöglichkeit der Prozessdaten und der Auslastungsübersicht.

Das Zeitfenstermanagement aus Sicht der Transport- und Logistikdienstleister

Ein gutes und flexibles Zeitfenstermanagement bringt auch für die Transport- und Logistikdienstleister die Vorteile einer effizienteren Abwicklung an der Rampe. Solange Unternehmen keine Zeitfenstersteuerung einsetzen und solange jederzeit ungeplant angeliefert werden darf, lassen sich in den Stoßzeiten mehrstündige Wartezeiten nicht verhindern.

Durch die bereits beschriebene starke Zunahme an Transporten steigt das Gleichzeitigkeitsrisiko an den Rampen beim Verlader massiv an. Eine nivellierte Abwicklung während der Öffnungszeiten ist ohne ein Zeitfenstermanagementsystem kaum noch zu bewältigen.

Neben dem Zeitgewinn durch schnellere Be- und Entladungen an den Rampen verkürzen sich die Wartezeiten. Und dies bei weniger bürokratischem Aufwand durch einfache Buchungsprozesse und verbesserter Kommunikation.

Erfahrungen mit dem Einsatz von Zeitfenstermanagement-Systemen in der Praxis

An einer Studie der Dualen Hochschule Baden-Württemberg, Mannheim haben im Jahr 2016 insgesamt 622 Logistikdienstleister teilgenommen. Davon haben 359 Teilnehmer (58 %) eine Verkürzung der Wartezeiten festgestellt.

  • 18 Prozent geben an, dass sich die Wartezeiten mindestens halbiert haben oder sogar nicht mehr vorkommen.
  • 34 Prozent beobachten eine Verkürzung zwischen 26 und 50 Prozent.
  • 39 Prozent von immer noch bis zu 25 Prozent.
  • 9 Prozent können dazu keine Angaben machen.

Abgrenzung des Zeitfenstermanagements gegenüber dem Yard-Management

„Dock and Yard-Management, auch mit den Begriffen Yard Management, Dock Management, Stellplatzverwaltung, Betriebshofmanagement oder Hofmanagement bezeichnet, ist ein Begriff aus der Logistik und bezeichnet die Maßnahmen und Methoden zur Organisation der Prozesse und Abläufe vor der Verladerampe, d. h. auf dem Bereich, wo LKW ankommen, warten, fahren usw. Yard-Management schließt die Lücke zwischen der Transportlogistik und der Lagerlogistik und versucht die Prozesse zeit- und kostensparend zu organisieren.“

Komplexe Yard-Management-Systeme haben Ihre Daseinsberechtigung, insbesondere wenn es um JIT/JIS Lieferströme geht und/oder um das Hofmanagement in Unternehmen mit einer extrem hohen Anzahl (>50) Rampen bzw. mit erhöhten Sicherheitsanforderungen (Flughäfen, Chemiebranche etc.). Für alle anderen Unternehmen entsteht i.d.R. ein deutlich besseres und robusteres Aufwand-Nutzen-Verhältnis bei der Nutzung von schlanken Zeitfenstermanagement-Lösungen zu attraktiven Preisen.

Anbieterübersicht: Zeitfenstermanagement Systeme (PDF)

Demovideo Software RampMan®: Zeitfenster buchen

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